Nombre del Curso: METADATOS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS (NORMAS UNE-ISO 23081-1:2008 y UNE-ISO 23081-2:2011)
Fecha de Realización:
04 y 05 de octubre de 2013
Duración: Catorce (14) horas
Instructor: Ing. Luis Enrique Romero Vergara
Lugar de Dictado: Centro Comercial Los Chaguaramos, Piso 7, Centro de Extensión y Ampliación Profesional de la Facultad de Ciencias Económicas y Sociales de la UCV, Los Chaguaramos-Caracas
Horario: De 8:30 am a 12:00 m. y de 1:00 pm a 4:30 pm.


Presentación

En el marco de la aplicación de la Gestión Documental y de ejecución de proyectos de digitalización, deben abordarse los procesos  relacionados con la planificación y establecimiento de los metadatos de los documentos, conocidos estos como datos estructurados que proporcionan información resumida sobre los documentos facilitando su identificación, uso y recuperación.

La normas ISO 15489 e ISO 30301 mencionan entre sus requisitos, que toda organización ha de determinar los metadatos de los documentos que se producen y reciben, a la vez de aquellos inherentes a los procesos de gestión, trámite, acceso, instalación, almacenamiento, clasificación, descripción, transferencia, agentes, usuarios, identificación, valoración, préstamo, uso, conservación, eliminación, etc.  Es decir, que para gestionar adecuadamente los documentos, se han de establecer sus metadatos desde el momento de su creación e incorporación al sistema de gestión de documentos y archivos, hasta los relacionados con su conservación permanente o eliminación.

En lo últimos años se han dado grandes pasos en materia de normalización de la gestión documental, por ejemplo, en el idioma español, en el 2008 se aprobó la norma UNE-ISO 23081-1:2008, referida a Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos Parte I: Principios,de igual forma, en el año 2011 se aprobó la norma UNE-ISO 23081-2:2011 Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos Parte II: Elementos de implementación y conceptuales, normas que han establecido nuevos parámetros para la identificación de los metadatos de los documentos de las organizaciones sean estas públicas o privadas bajo una metodología y requisitos estandarizados.

Es importante para las personas que manejan la gestión de información en las organizaciones tener claro el grado de importancia, objetivos y beneficios del uso de los metadatos en el ámbito empresarial y como parte fundamental de la gestión documental, a objeto que los documentos se conviertan en un factor estratégico en pro de maximizar la eficiencia en la toma de decisiones a partir de la recuperación de la información contenida en dichos documentos, elementos que a su vez están íntimamente relacionados con la ejecución de proyectos de automatización y digitalización.

 
Objetivo General
  • Proveer al participante los conocimientos y técnicas necesarias para determinar y gestionar los metadatos de los documentos en organizaciones públicas y privadas a partir del estudio de las normas UNE-ISO 23081:2008 y UNE-ISO 23081-2:2011.

Dirigido a:
  • Gerentes, coordinadores y personal de unidades y servicios de información
  • Profesionales y técnicos encargados o que laboran en unidades de informática en empresas públicas y privadas
  • Profesionales y técnicos responsables o interesados en la gestión de documentos en las organizaciones
  • Estudiantes de las carreras de información y documentación, bibliotecología y archivología e informática

Metodología
  • Se utilizará un modelo pedagógico sustentado en la capacidad de los asistentes de aprender a resolver problemas reales a partir de los conocimientos teóricos y vivencias expuestas por el instructor, en un ambiente didáctico que incite a la participación activa y la elaboración creativa de las prácticas
  • Las sesiones contemplarán exposiciones del instructor
  • Actividades de discusión en torno a situaciones que ocurran en la gestión empresarial y de archivos
  • Aplicación práctica de los conocimientos adquiridos a fin de verificar el logro de los objetivos
  • Realización de lecturas y resúmenes
  • Exposiciones grupales

Qué recibe el asistente al curso
  • Material encuadernado
  • Bolígrafo
  • Libreta
  • Certificado de participación el cual señala el número de horas del curso, así como su contenido
  • Acceso a sitio web contentivo de documentos que sirvan de apoyo al cumplimiento de los objetivos
  • Dos (02) refrigerios por cada día de curso

Contenido

1.- NORMALIZACIÓN
1.1.- Definiciones: normalización y norma
1.2.- Qué se normaliza
1.3.- Tipo de normas
1.4.- Organismos normalizadores
1.5.- Certificación-Proceso de certificación
1.6.- Sistemas de Gestión

2.- NORMALIZACIÓN DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS
2.1.- Gestión de documentos. Definiciones, beneficios, objetivos, fin e importancia
2.2.- Normas ISO en materia de Gestión de Documentos

3- OBJETIVO, CAMPO DE APLICACIÓN, ESTRUCTURA Y TERMINOLOGÍA UTILIZADAS EN LAS NORMAS UNE-ISO 23081-1:2008 y UNE-ISO 23081-2:2011

4.- NORMA UNE-ISO 23081-1:2008 Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos Parte I: Principios

4.1.- METADATOS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS. PERSPECTIVAS Y UTILIDAD PARA LA GESTION DE DOCUMENTOS. ROLES Y RESPONSABILIDADES

4.1.1.- Utilidad y beneficios de los metadatos para la gestión de documentos
4.1.2.- Metadatos para la gestión de documentos que deberían utilizarse en las organizaciones
4.1.3.- Roles y responsabilidades en la ejecución de proyectos de identificación de metadatos

4.2.- METADATOS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS EN RELACIÓN CON OTRAS AREAS DE METADATOS

4.2.1.- Metadatos para el negocio electrónico
4.2.2.- Metadatos para la conservación
4.2.3.- Metadatos para la descripción de recursos de información
4.2.4.- Metadatos para la localización de recursos de información
4.2.5.- Metadatos para la gestión de derechos de la propiedad intelectual

4.3.- GESTIÓN DE METADATOS

4.3.1.- Niveles de aplicación de metadatos
4.3.2.- Momentos en que los metadatos deberían crearse
4.3.3.- Procesos de gestión de metadatos
    4.3.3.1.- Definición de políticas y métodos
    4.3.3.2.- Crear y mantener metadatos
    4.3.3.3.- Crear y mantener estructuras para gestionar metadatos
    4.3.3.4.- Determinar cuándo y cómo deberían ser incorporados los metadatos
    4.3.3.5.- Documentar definiciones normalizadas y hacerlas cumplir
    4.3.3.6.- Almacenar metadatos
    4.3.3.7.- Descripción
    4.3.3.8.- Acceso a los metadatos
    4.3.3.9.- Mantenimiento de metadatos
4.3.4.- Estructura de Metadatos
4.3.5.- El papel de los sistemas informáticos

4.5.- TIPOS DE METADATOS NECESARIOS PARA IMPLEMENTAR LA NORMA ISO 15489-1

4.5.1.- Introducción a los tipos de metadatos
4.5.2.- Metadatos sobre el documento
4.5.3.- Metadatos sobre los procedimientos, políticas y regulaciones
4.5.4.- Metadatos sobre los agentes
4.5.5.- Metadatos sobre las actividades de gestión
4.5.6.- Metadatos sobre actividades de gestión de documentos

5.- NORMA UNE-ISO 23081-2:2011 Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos Parte II: Elementos de implementación y conceptuales

5.1.- OBJETIVO Y BENEFICIOS DE LOS METADATOS

5.1.1.- Objetivos de los metadatos para la gestión de documentos
5.1.2.- Beneficios para la organización de los metadatos para la gestión de documentos

5.2.- POLITICA Y RESPONSABILIDADES

5.2.1.- Decisiones sobre política
5.2.2.- Responsabilidades en la implementación de metadatos para la gestión de documentos

5.3.- MODELO CONCEPTUAL DE METADATOS

5.3.1.- Entidades
5.3.2.- Relaciones entre entidades
5.3.4.- Simplificación del modelo de entidad

5.4.- CONCEPTOS RELACIONADOS CON LA IMPLEMENTACIÓN DE METADATOS
5.4.1.- Agrupaciones
5.4.2.- Herencia
5.4.3.- Reutilización de los valores de los metadatos
5.4.4.- Interdependencia de los elementos metadatos
5.4.5.- Carácter extensible y modular

5.5.- MODELO DE METADATOS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS

5.5.1.- Modelo de metadatos
5.5.2.- Modelo de metadatos dinámico
5.5.3.- Los metadatos como documento

5.6.- ELEMENTOS GENÉRICOS DE METADATOS

5.6.1.- Grupo de metadatos de identificación
5.6.2.- Grupo de metadatos de descripción
5.6.3.- Grupo de metadatos de uso
5.6.4.- Grupo de metadatos de plan de eventos
5.6.5.- Grupo de metadatos de historial de eventos
5.6.6.- Grupo de metadatos de relación

5.7.- DESARROLLO DE UN ESQUEMA DE METADATOS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS

5.7.1.- Esquema de metadatos
5.7.2.- Registros de metadatos
5.7.3.- Diseño de esquemas de metadatos para la gestión de documentos
5.7.4.- Presentación de esquemas de metadatos

5.8.- IMPLEMENTACIÓN DE METADATOS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS

5.8.1.- Almacenamiento y gestión
5.8.2.- Incorporación de metadatos
5.8.3.- Creación de un documento de metadatos
5.8.4.-     Registro
5.8.5.-     Metadatos como herramientas de control para la gestión de documentos
5.8.6.-     Enlaces entre metadatos
5.8.7.-     Valoración
5.8.8.-     Transferencia de documentos
5.8.9.-     Conservación y formatos de almacenamiento
5.8.10.-   Asegurar la gestión de los metadatos a lo largo del tiempo

 
   
    INVERSIÓN A LOS CURSOS DE CAPACITACIÓN

Los cursos del Programa de Capacitación 2013 mantendrán sus precios actuales hasta nuevo aviso, por lo que cualquier modificación se publicará y notificará en el momento oportuno.

Proyectos Archicom, C.A. ofrece dos (02) modalidades de pago de la inversión a los cursos de capacitación:

1. IVA al 12%: para ser cancelado sólo por tres tipos de participantes: estudiantes-docentes, profesionales y empresas públicas y privadas (carta compromiso)
2. IVA al 8%: En el caso de instituciones públicas que opten por solicitar una IVA reducido. Para estos casos el IVA aplicado será del 8% de acuerdo lo expresado en el Art. 63 del Decreto Nº 5.189 con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Reforma Parcial de la Ley que establece el IVA de fecha 13‐02‐2007 (Gaceta Oficial Nº 38.625).


      INVERSIÓN A LOS CURSOS DE CAPACITACIÓN SEGUNDOSEMESTRE 2013 (SIN IVA)

    DURACIÓN
    TIPO DE PARTICIPANTE
    Estudiantes
    Profesionales y Trabajadores
    Empresas Públicas y
     Privadas
    Siete (07) horas
    945,00 Bs.
    1080,00 Bs.
    1.350,00 Bs.
    Catorce (14) horas
    1.620,00 Bs.
    1.755,00 Bs.
    2.025,00 Bs.
    Veintiún (21) horas
    2.295,00 Bs.
    2.430,00 Bs.
    2.700,00 Bs.

    (*) Estos precios no incluyen el IVA
    (**) En  el  caso  de  instituciones  públicas, el  IVA  aplicado será del 8% de acuerdo lo expresado en el Art. 63 del Decreto Nº 5.189 con Rango, Valor y  Fuerza de  Ley  de  Reforma  Parcial de la Ley que establece  el  IVA  de fecha 13‐02‐2007 (Gaceta Oficial Nº 38.625). Para pagos con carta compromiso favor revisar normas de Proyectos Archicom.

    INVERSIÓN A LOS CURSOS DE CAPACITACIÓN SEGUNDO SEMESTRE 2013 (CON IVA 12%)

    DURACIÓN
    TIPO DE PARTICIPANTE
    Estudiantes
    Profesionales y Trabajadores
    Empresas Públicas y Privadas
    Siete (07) horas
    1.058,40 Bs.
    1.209,60 Bs.
    1.512,00 Bs.
    Catorce (14) horas
    1.814,40 Bs.
    1.965,60 Bs.
    2.268,00 Bs.
    Veintiún (21) horas
    2.570,40 Bs.
    2.721,60 Bs.
    3.024,00 Bs.

    Inversión a los cursos de capacitación con cálculo de IVA al 8%

    DURACIÓNTIPO DE PARTICIPANTE
    Instituciones Públicas
    Siete (07) horas
    1.458,00 Bs.
    Catorce (14) horas
    2.187,00 Bs.
    Veintiún (21) horas
    2916,00 Bs.

Proceso de Inscripción, Lugar de Realización de los Cursos y Horarios:

Para optar a esta iniciativa de capacitación los interesados deberán comunicarse con el personal de Proyectos Archicom C.A. a través de los teléfonos: 0412-304.70.25 / 0412-224.38.11 y 0212-672.07.48, o por el siguiente correo electrónico: info@proyectosarchicom.com; a fin de corroborar la disponibilidad de cupos en los diferentes cursos ofertados, así como, complementar y enviar a la empresa la correspondiente planilla de inscripción.

El monto de la inversión deberá depositarse en la Cuenta Corriente del Banco de Venezuela a nombre de Proyectos Archicom C.A., Nº 0102-0138-17-0000034526.

Lugar de realización de los cursos: Los cursos serán realizados en los salones del Centro Comercial Los Chaguaramos, Piso 7, Centro de Extensión y Ampliación Profesional de la Facultad de Ciencias Económicas y Sociales de la UCV, Los Chaguaramos-Caracas, espacios alquilados por Proyectos Archicom, C.A., para dictar los cursos del Programa de Capacitación, en un horario de 8:30 am a 12:00 m. y de 1:00 pm a 4:30 pm.


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