Nombre del Curso: APLICACIÓN PRÁCTICA DE LAS NORMAS ISO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS EN ARCHIVOS VENEZOLANOS
Fecha de Realización: 19 y 20 de julio de 2013
Duración: Catorce (14) horas
Instructor: MSc. Arcángel Sánchez
Lugar de Dictado: Centro Comercial Los Chaguaramos, Piso 7, Centro de Extensión y Ampliación Profesional de la Facultad de Ciencias Económicas y Sociales de la UCV, Los Chaguaramos-Caracas
Horario: De 8:30 am a 12:00 m. y de 1:00 pm a 4:30 pm.

Presentación

Desde hace pocos años la actividad normalizadora volcada a la Gestión de Documentos se ha presentado como uno de los rasgos más significativos en el desarrollo de la Archivología como una ciencia. Se debe comenzar a entender que la labor archivística no es exclusiva de los archivos centrales de una empresa, ya que las organizaciones para ser competitivas y encontrar adecuados niveles de calidad en sus actividades, deben ver a los documentos y su gestión como un elemento dinamizador de su estrategia empresarial y parte fundamental de la realización eficiente, eficaz y efectiva de todos los procesos y procedimientos, los cuales al final producen documentos como testimonio de su realización. El curso introducción a la normalización de la Gestión de Documentos, tiene como fin capacitar al participante en los aspectos teóricos básicos relacionados con el tema, a la vez de informarles sobre cuáles son las normas que en los últimos años se han aprobado en esta materia, revisando sus objetos, fines, importancia, y uso dentro de la consolidación de Sistemas de Gestión de Documentos, su impacto sobre la labor archivística en las organizaciones y de las competencias de profesionales y trabajadores de la información, quienes en muchos casos desconocen la existencia de estas normas y más aún de la aplicación de sus requisitos a fin de mejorar las actividades archivísticas y documentales de la organización donde laboran. Entre las normas a estudiar en este curso se encuentran:

  • ISO 15489-1 (2001) Información y Documentación.
  • Gestión de Documentos. Parte 1. Generalidades.
  • ISO 15489-2 (2001) Información y Documentación.
  • Gestión de Documentos. Parte 1. Directrices.
  • ISO 23081-1 (2006) Información y Documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 1: Principios.
  • ISO 23081-2 (2009) Información y Documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 2: Elementos de implementación y conceptuales.
  • ISO 26122 (2008) Información y Documentación. Análisis de procesos de trabajo para la gestión de documentos.
  • ISO 30300 (2011) Información y Documentación. Sistemas de Gestión para los Documentos. Fundamentos y Vocabulario.
  • ISO 30301 (2011) Información y Documentación. Sistemas de Gestión para los Documentos. Requisitos.
  • ISO 13028 (2011) Información y documentación. Directrices para la implementación de la digitalización de documentos.

Nota importante: El curso se presenta como una introducción al estudio de las normas ISO referidas a la gestión de documentos, por lo que el interesado podrá profundizar los conocimientos sobre cada una de estas normas, en los cursos individualizados que Proyectos Archicom, C.A. oferta en esta materia.


Objetivo General
  • Capacitar al participante en los aspectos teóricos básicos relacionados con la Gestión de Documentos y su normalización.

Dirigido a:
  • Gerentes, coordinadores y personal de unidades y servicios de información
  • Profesionales y técnicos responsables de la gestión de calidad y de procesos en organizaciones
  • Profesionales y técnicos responsables o interesados en la gestión de documentos en las organizaciones
  • Estudiantes de las carreras de información y documentación, bibliotecología y archivología

Metodología
  • Se utilizará un modelo pedagógico sustentado en la capacidad de los asistentes de aprender a resolver problemas reales a partir de los conocimientos teóricos y vivencias expuestas por el instructor, en un ambiente didáctico que incite a la participación activa y la elaboración creativa de las prácticas
  • Las sesiones contemplarán exposiciones del instructor
  • Actividades de discusión en torno a situaciones que ocurran en la gestión empresarial y de archivos
  • Aplicación práctica de los conocimientos adquiridos a fin de verificar el logro de los objetivos
  • Realización de lecturas y resúmenes
  • Exposiciones grupales

Qué recibe el asistente al curso
  • Material encuadernado
  • Bolígrafo
  • Libreta
  • Certificado de participación el cual señala el número de horas del curso, así como su contenido
  • Acceso a sitio web contentivo de documentos que sirvan de apoyo al cumplimiento de los objetivos
  • Dos (02) refrigerios por cada día de curso

Contenido

1.- Normalización

1.1.- Definición

1.2.- Organismos normalizados nacionales e internacionales

1.3.- Qué es una norma

1.3.1.- Definición

1.3.2.- Tipos de normas

1.3.3.- Qué se puede normalizar

1.3.4.- Contenido de las normas

1.3.5.- La normalización en las organizaciones

1.3.6.- Comité técnico CT15: Documentación y Ciencias de la Información

1.3.7.- Normalización en las Ciencias de la Información

1.4.- Certificación

1.4.1.- Definición

1.4.2.- El proceso de certificación

1.4.3.- Ventajas

1.5.- Los Sistemas de Gestión

1.5.1.- Definición

1.5.2.-  Importancia

1.5.3.- Actuales Sistemas de Gestión

1.5.4.- Sistema de Gestión para los Documentos

 

2.- La Gestión de Documentos

2.1.- Sociedad, organizaciones y gestión de documentos

2.2.- Gestión de Documentos

2.2.1.- Definición

2.2.2.- Objetivos

2.2.3.- Razones para su aplicación en las organizaciones

2.2.4.- Normas e informes técnicos para la Gestión de Documentos

2.2.5.- Importancia e impacto sobre las competencias de los profesionales y trabajadores de la información

 

3.- Norma ISO 15489: Información y Documentación. Gestión de Documentos.  UNE-ISO 15489-1 (2001): Generalidades.  UNE-ISO 15489-2 (2006): Directrices

3.1.- Ficha técnica

3.2.- Objetivos

3.3.- Importancia

3.4.- Partes componentes

3.5.- Traducción de la norma. Terminología empleada

3.6.- La gestión de documentos y la estrategia empresarial

3.7.- Metodología de implantación. Metodología en etapas

 

4.- Normas ISO 30300 e ISO 30301: Información y Documentación. Sistemas de Gestión para los Documentos. UNE-ISO 30300-2011. Fundamentos y Vocabulario. USE-ISO 30301-2011. Requisitos.

4.1.- Ficha técnica

4.2.- Objetivos

4.3.- Importancia

4.4.- Partes componentes: Familia de normas ISO 30300

4.5.- Estructura de las norma UNE-ISO 30300 (2011)

4.5.1.- Finalidad y aplicación

4.5.2.- Relación con otros Sistemas de Gestión

4.5.3.- Principios de un Sistema de Gestión

4.5.4.- Objetivos de un Sistema de Gestión

4.5.5.- Vocabulario utilizado

4.5.6.- Características que deben tener los documentos en las organizaciones

4.6.- Estructura de la norma UNE-ISO 30301 (2011)

4.6.1.- Finalidad y aplicación

4.6.2.- Procesos y controles

4.6.3.- Responsabilidades

4.6.4.- Como funciona

4.6.5.- Autoevaluación

 

5.- Norma UNE-ISO/TR 26122-2008. Información y documentación. Análisis de procesos de trabajo para la Gestión de Documentos

5.1.- Ficha técnica

5.2.- Objetivos

5.3.- Importancia

5.4.- Estructura

5.5.- Qué es un proceso de trabajo

5.6.- Para qué sirve la norma

5.7.- Campos de aplicación

5.8.- Estudios a realizar:

5.8.1.- Estudio contextual

5.8.2.- Análisis funcional

5.8.3.- Análisis secuencial

 

6.- Norma ISO 23081. Información y Documentación. Procesos de Gestión de Documentos. Metadatos para la Gestión de Documentos. UNE-ISO 23081-1 (2006). Principios. UNE-ISO 23081-2 (2009) Elementos de implementación y conceptuales

6.1.- Ficha técnica

6.2.- Objetivos

6.3.- Importancia

6.4.- Estructura de las normas UNE-ISO 23081-1 (2006) e UNE-ISO 23081-2 (2009)

6.4.1.- Niveles de aplicación de los metadatos

6.4.2.- Cuando deberían crearse los metadatos y su gestión

6.4.3.- Tipos de metadatos

6.4.3.1.- Metadatos de acceso a los documentos

6.4.3.2.- Metadatos de los documentos

6.4.3.3.- Metadatos de acceso a los documentos. Posterior a su incorporación

6.4.3.4.- Metadatos de la seguridad de los documentos

6.4.3.5.- Metadatos sobre los procedimientos, políticas y regulaciones en el momento de la incorporación

6.4.3.6.- Metadatos sobre la gestión de documentos

6.4.3.7.- Metadatos sobre los agentes

6.4.3.8.- Metadatos sobre las actividades de gestión

6.5.- Modelo genérico de metadatos

 

7.- Norma UNE-ISO/TR 13028-2011 IN. Información y documentación. Directrices para la implementación de la digitalización de documentos.

7.1.- Ficha técnica

7.2.- Objetivos

7.3.- Importancia

7.4.- Estructura

7.5.- Definiciones básicas

7.6.- Beneficios de la digitalización

7.7.- Riesgos de la digitalización

7.8.- Algunas recomendaciones expresadas en la norma

 
   
    INVERSIÓN A LOS CURSOS DE CAPACITACIÓN

Los cursos del Programa de Capacitación 2013 mantendrán sus precios actuales hasta nuevo aviso, por lo que cualquier modificación se publicará y notificará en el momento oportuno.

Proyectos Archicom, C.A. ofrece dos (02) modalidades de pago de la inversión a los cursos de capacitación:

1. IVA al 12%: para ser cancelado sólo por tres tipos de participantes: estudiantes-docentes, profesionales y empresas públicas y privadas (carta compromiso)
2. IVA al 8%: En el caso de instituciones públicas que opten por solicitar una IVA reducido. Para estos casos el IVA aplicado será del 8% de acuerdo lo expresado en el Art. 63 del Decreto Nº 5.189 con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Reforma Parcial de la Ley que establece el IVA de fecha 13‐02‐2007 (Gaceta Oficial Nº 38.625).

Inversión general a los cursos de capacitación sin IVA:


    DURACIÓN
    TIPO DE PARTICIPANTE
    Estudiantes
    Profesionales y Trabajadores
    Empresas Públicas y Privadas
    Siete (07) horas
    700,00 Bs.
    800,00 Bs.
    1.000,00 Bs.
    Catorce (14) horas
    1.200,00 Bs.
    1.300,00 Bs.
    1.500,00 Bs.
    Veintiún (21) horas
    1.700,00 Bs.
    1.800,00 Bs.
    2.000,00 Bs.

Inversión a los cursos de capacitación con cálculo de IVA al 12%:


    DURACIÓN
    TIPO DE PARTICIPANTE
    Estudiantes
    Profesionales y Trabajadores
    Empresas Públicas y Privadas
    Siete (07) horas
    784,00 Bs.
    896,00 Bs.
    1.120,00 Bs.
    Catorce (14) horas
    1.344,00 Bs.
    1.456,00 Bs.
    1.680,00 Bs.
    Veintiún (21) horas
    1.904,00 Bs.
    2.016,00 Bs.
    2.240,00 Bs.

Inversión a los cursos de capacitación con cálculo de IVA al 8%:

DURACIÓN TIPO DE PARTICIPANTE
Instituciones Públicas
Siete (07) horas
1.080,00 Bs.
Catorce (14) horas
1.620,00 Bs.
Veintiún (21) horas
2.160,00 Bs.

Proceso de Inscripción, Lugar de Realización de los Cursos y Horarios:
Para optar a esta iniciativa de capacitación los interesados deberán comunicarse con el personal de Proyectos Archicom C.A. a través de los teléfonos: 0412-304.70.25 / 0412-224.38.11 y 0212-672.07.48, o por el siguiente correo electrónico: info@proyectosarchicom.com; a fin de corroborar la disponibilidad de cupos en los diferentes cursos ofertados, así como, complementar y enviar a la empresa la correspondiente planilla de inscripción.

El monto de la inversión deberá depositarse en la Cuenta Corriente del Banco de Venezuela a nombre de Proyectos Archicom C.A., Nº 0102-0138-17-0000034526.

Lugar de realización de los cursos: Los cursos serán realizados en los salones del Centro Comercial Los Chaguaramos, Piso 7, Centro de Extensión y Ampliación Profesional de la Facultad de Ciencias Económicas y Sociales de la UCV, Los Chaguaramos-Caracas, espacios alquilados por Proyectos Archicom, C.A., para dictar los cursos del Programa de Capacitación, en un horario de 8:30 am a 12:00 m. y de 1:00 pm a 4:30 pm.


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