Nombre del Curso: ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DE ARCHIVOS DE EXPEDIENTES ACADEMICOS
Fecha de Realización: 25 y 26 de octubre de 2013
Duración: Catorce (14) horas
Instructor: Lic. Indhira Urrutia
Lugar de Dictado: Centro Comercial Los Chaguaramos, Piso 7, Centro de Extensión y Ampliación Profesional de la Facultad de Ciencias Económicas y Sociales de la UCV, Los Chaguaramos-Caracas
Horario: De 8:30 am a 12:00 m. y de 1:00 pm a 4:30 pm.

Presentación
El curso capacitará al participante de forma teórica y práctica en los lineamientos de gestión, planificación y organización de Archivos de Controles de Estudio, con el objeto de conformar a este servicio, como una unidad de vital importancia para el manejo y conservación de los documentos y registros académicos. Se estudiarán lineamientos para la organización de los diferentes expedientes que corrientemente se consolidan en este tipo de archivo (expedientes estudiantiles (regulares, egresados, retirados), planillas de inscripción y retiro de materias, actas de notas, reválidas, equivalencias, grado académico, pensum y planes de estudio, etc.) centrándose técnicamente en su clasificación, ordenación, instalación en materiales y equipos especiales, etiquetado, preservación y conservación, registro y control, descripción, préstamo, valoración, selección y eliminación normada.

Se realizarán prácticas donde se reconocerán las tipologías que pueden conformarse en los expedientes académicos de Archivos de Controles de Estudio, desde un punto de vista práctico vinculado a los documentos que corrientemente manejan los asistentes al curso y su ubicación-ordenación en las diferentes partes de las unidades de instalación (carpetas) que se utilizarán como modelo de acuerdo a los criterios establecidos para su organización. Se presentarán ejemplos de automatización, digitalización y descripción de documentos académicos. De igual forma se podrán visualizar diferentes modelos de materiales, equipos y suministros para la dotación de este importante archivo, así como estudiar las condiciones ambientales y medidas de seguridad industrial que permitan la conservación de los documentos académicos por largos períodos de tiempo, en concordancia con una buena salud del personal que labora en Archivos de Controles de Estudio.

El curso propuesto sirve de base para que el personal de instituciones educativas pueda aprender sobre las diversas técnicas que se utilizan para organizar y gestionar documentos de archivo, aplicando las metodologías estudiadas en su práctica laboral, aun cuando no manejen documentos relacionados con la actividad académica estudiantil.

Objetivos
  • Conocer lineamientos y herramientas para la consolidación técnica de Archivos de Controles de Estudio.
  • Desarrollar en los participantes habilidades y destrezas para la identificación, valoración organización (clasificación, ordenación y descripción), registro, control, instalación,  automatización, descripción, selección y eliminación de los diversos expedientes académicos que pueden conformarse en Archivos de Controles de Estudio.
Dirigido a:
    • Trabajadores de Archivos de Controles de Estudio
    • Personal secretarial y gestor de documentos de Instituciones Educativas
    • Personal que labora en Departamentos de Recursos Humanos
    • Profesionales de la información que deseen elaborar lineamientos para la gestión efectiva de las actividades de los archivos de una institución educativa
    • Estudiantes de las carreras de información y documentación, bibliotecología y archivología

    Metodología
      • Se utilizará un modelo pedagógico sustentado en la capacidad de los asistentes de aprender a resolver problemas reales a partir de los conocimientos teóricos y vivencias expuestas por el instructor, en un ambiente didáctico que incite a la participación activa y la elaboración creativa de las prácticas
      • Las sesiones contemplarán exposiciones del instructor
      • Actividades de discusión en torno a situaciones que ocurran en la gestión empresarial y de archivo
      • Aplicación práctica de los conocimientos adquiridos a fin de verificar el logro de los objetivo
      • Realización de lecturas y resúmenes
      • Exposiciones grupales

        Qué recibe el asistente al curso
        • Material encuadernado
        • Bolígrafo
        • Libreta
        • Certificado de participación el cual señala el número de horas del curso, así como su contenido
        • Acceso a sitio web contentivo de documentos que sirvan de apoyo al cumplimiento de los objetivos
        • Dos (02) refrigerios por cada día de curso

        Contenido:

        1.- BASES TEÓRICAS             
        1.1.- Los documentos:
            1.1.1.- Concepto de documento
            1.1.2.- Tipos de Documentos
        1.2.- Los documentos de archivo:
            1.2.1.- Concepto de documento de archivo
            1.2.2.- Diferencias entre documentos de archivo y otros tipos de documentos
            1.2.3.- Importancia de los documentos de archivo
            1.2.4.- Tipología documental               
        1.3.- Los expedientes     
            1.3.1.- Características básicas de un expediente
            1.3.2.- Partes componentes de un expediente    
        1.4.- Las series documentales
        1.5.- Los Archivos
            1.5.1.- Concepto de Archivo
            1.5.2.- Tipos de Archivo
            1.5.3.- Funciones de los Archivos         
        1.6.- Principios de la Organización de Documentos de Archivo:
            1.6.1.- Principio de Procedencia
            1.6.2.- Principio de Orden Original
            1.6.3.- Ciclo de Vida de los Documentos
                1.6.3.1.- Sistemas de Gestión de Documentos y Archivos

        2.- LOS ARCHIVOS DE CONTROLES DE ESTUDIO
        2.1.- Definición
        2.2.- Funciones
        2.3.- Series documentales que gestiona
        2.4.- Servicios y productos

        3.- GESTIÓN Y TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS DE ARCHIVOS DE CONTROLES DE ESTUDIO
        3.1.- Modelo de Gestión y Tratamiento de Archivos de Controles de Estudio:
            3.1.1.- Diagnóstico del estado actual de la organización y conservación de Archivos de Controles de Estudio
            3.1.2.- Materiales, equipos y suministros de Archivos de Controles de Estudio
            3.1.3.- Materiales y equipos para la protección de la salud del personal de Archivos de Controles de Estudio
            3.1.4.- Escogencia y adecuación de los locales e instalaciones de Archivos de Controles de Estudio. Condiciones de     la edificación, preservación y conservación documental
            3.1.5.- Producción documental académica de instituciones educativas. Procesos académicos. Tipologías                    documentales académicas. Normalización de tipología documentales académicas
            3.1.6.- Identificación, clasificación, ordenación, instalación y etiquetado de expedientes y documentos que se             gestionan en Archivos de Controles de Estudio
            3.1.7.- Descripción, registro, control, automatización y digitalización de documentos y expedientes de Archivos de      Controles de Estudio
            3.1.8.-  Valoración, selección y eliminación de documentos y expedientes de Archivos de Controles de Estudio
            3.1.9.- Consulta, acceso y préstamo de documentos y expedientes de Archivos de Controles de Estudio

            3.1.10.- Transferencia de documentos desde los productores de documentos al Archivo de Control de Estudio

         

         
           
            INVERSIÓN A LOS CURSOS DE CAPACITACIÓN

          Los cursos del Programa de Capacitación 2013 mantendrán sus precios actuales hasta nuevo aviso, por lo que cualquier modificación se publicará y notificará en el momento oportuno. 

          Proyectos Archicom, C.A. ofrece dos (02) modalidades de pago de la inversión a los cursos de capacitación:

          1. IVA al 12%: para ser cancelado sólo por tres tipos de participantes: estudiantes-docentes, profesionales y empresas públicas y privadas (carta compromiso) 
          2. IVA al 8%: En el caso de instituciones públicas que opten por solicitar una IVA reducido. Para estos casos el IVA aplicado será del 8% de acuerdo lo expresado en el Art. 63 del Decreto Nº 5.189 con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Reforma Parcial de la Ley que establece el IVA de fecha 13‐02‐2007 (Gaceta Oficial Nº 38.625). 

          Inversión general a los cursos de capacitación sin IVA:


            DURACIÓN
            TIPO DE PARTICIPANTE
            Estudiantes
            Profesionales y Trabajadores
            Empresas Públicas y Privadas
            Siete (07) horas
            945,00 Bs.
            1.080,00 Bs.
            1.350,00 Bs.
            Catorce (14) horas
            1.620,00 Bs.
            1.755,00 Bs.
            2.025,00 Bs.
            Veintiún (21) horas
            2.295,00 Bs.
            2.430,00 Bs.
            2.700,00 Bs.

          Inversión a los cursos de capacitación con cálculo de IVA al 12%:


            DURACIÓN
            TIPO DE PARTICIPANTE
            EstudiantesProfesionales y TrabajadoresEmpresas Públicas y Privadas
            Siete (07) horas1.058,00 Bs.1.209,60 Bs.1.512,00 Bs.
            Catorce (14) horas1.814,40 Bs.1.965,60 Bs.2.268,00 Bs.
            Veintiún (21) horas2.570,40 Bs.2.721,60 Bs.3.024,00 Bs.

          Inversión a los cursos de capacitación con cálculo de IVA al 8%:

          DURACIÓNTIPO DE PARTICIPANTE
          Instituciones Públicas
          Siete (07) horas
          1.458,00 Bs.
          Catorce (14) horas
          2.187,00 Bs.
          Veintiún (21) horas
          2916,00 Bs.

          Proceso de Inscripción, Lugar de Realización de los Cursos y Horarios:
          Para optar a esta iniciativa de capacitación los interesados deberán comunicarse con el personal de Proyectos Archicom C.A. a través de los teléfonos: 0412-304.70.25 / 0412-224.38.11 y 0212-672.07.48, o por el siguiente correo electrónico: info@proyectosarchicom.com; a fin de corroborar la disponibilidad de cupos en los diferentes cursos ofertados, así como, complementar y enviar a la empresa la correspondiente planilla de inscripción. 

          El monto de la inversión deberá depositarse en la Cuenta Corriente del Banco de Venezuela a nombre de Proyectos Archicom C.A., Nº 0102-0138-17-0000034526. 

          Lugar de realización de los cursos: Los cursos serán realizados en los salones del Centro Comercial Los Chaguaramos, Piso 7, Centro de Extensión y Ampliación Profesional de la Facultad de Ciencias Económicas y Sociales de la UCV, Los Chaguaramos-Caracas, espacios alquilados por Proyectos Archicom, C.A., para dictar los cursos del Programa de Capacitación, en un horario de 8:30 am a 12:00 m. y de 1:00 pm a 4:30 pm. 


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          Correo Electrónico: info@proyectosarchicom.com
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        Rif: J-29586010-2:::