Un programa de gestión documental ha de estar fundamentado en la aplicación de las funciones y actividades inmersas en el tratamiento archivístico de los documentos, los principios de procedencia y orden original, así como en las etapas de los archivos (ciclo de vida de los documentos). Resulta de gran importancia la primera de las funciones del tratamiento documental, la identificación y valoración, cuya metodología aplicada al estudio-evaluación de los documentos, da como resultado entre múltiples aspectos, la denominación de las series documentales, y su inserción dentro de los cuadros de clasificación de documentos por funciones y las tablas de retención documental.

El presente curso tiene como fin desarrollar en los participantes las competencias necesarias para diseñar tablas de retención documental partiendo de la denominación, identificación y valoración de las series documentales. Una tabla de retención documental es un listado de series y correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se les asigna el tiempo de permanencia (retención) en cada fase y tipo de archivo (Archivo de Gestión, Archivo Administrativo, Archivo Intermedio, Archivo Histórico) de la organización. Esta permanencia puede ser parcial, lo cual amerita una selección y eliminación, o una conservación permanente, lo cual requiere de una conservación en un archivo histórico. Este proceso ha de estar liderizado por el ente coordinador del Sistema de Gestión de Documentos y Archivo de la institución o empresa, pero siempre con el apoyo del Comité o Comisión de Archivo de esta, el cual se encargará de identificar las series documentales, diseñar los cuadros de clasificación y tablas de retención documental. 

El presente curso fue diseñado a partir del análisis de los diferentes requisitos establecidos en la norma ISO 15489 de Gestión de Documentos referidos al tema de la valoración, disposición, retención, eliminación, selección y conservación, por lo que el participante adquirirá un conocimiento actualizado sobre dicho tema.

• Desarrollar en los participantes las habilidades y destrezas para el diseño de Tablas de Retención Documental a partir de la denominación, identificación y valoración de series documentales, y los requisitos establecidos en la Norma ISO 15489 de Gestión de Documentos

• Se utilizará un modelo pedagógico sustentado en la capacidad de los asistentes de aprender a resolver problemas reales a partir de los conocimientos teóricos y vivencias expuestas por el instructor, en un ambiente didáctico que incite a la participación activa y la elaboración creativa de las prácticas
• Las sesiones contemplarán exposiciones del instructor
• Actividades de discusión en torno a situaciones que ocurran en la gestión empresarial y de archivo
• Aplicación práctica de los conocimientos adquiridos a fin de verificar el logro de los objetivo
• Realización de lecturas y resúmenes
• Exposiciones grupales

• Material encuadernado
• Bolígrafo
• Libreta
• Certificado de participación el cual señala el número de horas del curso, así como su contenido
• Acceso a sitio web contentivo de documentos que sirvan de apoyo al cumplimiento de los objetivos
• Dos (02) refrigerios por cada día de curso

Contenido:

1.- FUNDAMENTOS TEÓRICOS BÁSICOS            

1.1.- Etapas de los Archivos           

1.2.- Los Sistemas de Archivo        

1.3.- Los documentos de archivo   

1.3.1.- Tipologías documentales          

1.3.2.- Agrupaciones documentales: Diferencia entre Serie Documental, Expedientes y Unidades Documentales Simples

1.4.- Vinculación de los conceptos ciclo de vida de los documentos-etapas de los archivos-series documentales

2.- LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS O GESTIÓN DOCUMENTAL       

2.1.- Concepto de gestión documental         

2.2.- Objetivos de la gestión documental     

2.2.- Normalización de la Gestión de Documentos

2.2.1.- Norma ISO 15489 de Gestión de Documentos

2.2.2.- Apartados de la Norma ISO 15489 referidos al diseño de tablas de retención documental y aspectos relacionados       

 3.- DISEÑO DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL    

3.1.- Estudio de competencias, funciones, procesos y procedimientos de la organización

3.2.- Tratamiento archivístico de los documentos       

3.3.- Denominación, identificación y valoración de series documentales  

3.4.- Valores de los documentos

3.5.- Metodología para la denominación, identificación y valoración de series documentales

3.6.- La selección y eliminación de documentos de archivo        

3.3.1.- Junta Evaluadora de Documentos o Comité de Archivo          

3.3.2.- Recopilación normativa y organizacional

3.7.- Las Tablas de Temporalidad, Retención o Destino Final de Documentos          

3.7.1.- Definición

3.7.2.- Importancia

3.7.3.- Modelos

3.7.4.- Diseño de un modelo de TRD

3.7.5.- Cómo usar una TRD

3.8.- Difusión de las TRD en la organización

4.- LEGISLACION ARCHIVÍSTICA VENEZOLANA RELACIONADA CON EL TEMA DEL CURSO