Nombre del Curso: AUTOMATIZACION Y DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS 
Fecha de Realización:
22 y 23 de noviembre de 2013
Duración: Catorce (14) horas
Instructores: Ing. Luis Enrique Romero Vergara y Lic. José Blanco 
Lugar de Dictado: Centro Comercial Los Chaguaramos, Piso 7, Centro de Extensión y Ampliación Profesional de la Facultad de Ciencias Económicas y Sociales de la UCV, Los Chaguaramos-Caracas
Horario: De 8:30 am a 12:00 m. y de 1:00 pm a 4:30 pm.


Presentación

Uno de los problemas que más comúnmente afrontan los profesionales y/o trabajadores de la información a la hora de gestionar un archivo, es la relacionada con su automatización y digitalización. Existe la tendencia a pensar que estas actividades son la solución a los problemas de desorganización documental, sin embargo, a pesar de la importancia de estas labores, el tratamiento documental ha de preceder siempre a cualquier proyecto que se emprenda en materia tecnológica.

Según Blásquez (2009), la automatización de archivos es la disciplina responsable de plasmar en la práctica técnico-informática, la definición y planificación de los procesos y actividades que se realizan, y es la base para la creación de sistemas informáticos y tecnológicos sobre los que se asientan los servicios, en otras palabras, es la materialización de un proceso previamente definido (planificado), con la finalidad de normalizarlo, organizarlo y obtener valor añadido en los servicios y actividades que dependen del mismo, obteniendo como resultado una aplicación informática que responde a todos los parámetros y premisas que se formularon y diseñaron.

Son varios los aspectos que pueden ser tomados en cuenta en la automatización de archivos, sin embargo, el registro y control de la entrada, salida y trámite de los documentos en las organizaciones, toma gran importancia en el área archivística, al referirse a los primeros momentos en los cuales los documentos poseen utilidad para la organización, es decir su producción, siendo esta actividad, muchas veces desplazada u obviada por el personal que coordina el Sistema de Gestión de Documentos y Archivos de la organización.

Ya dentro de los sistemas archivísticos, pueden establecerse proyectos utilizando diversas tecnologías, inclusive de bajos costos o de software libre, para automatizar los servicios, instrumentos técnicos y actividades archivísticas. Pueden automatizarse, entre muchos aspectos, las transferencias documentales, con el objeto de registrar los movimientos que se realizan de los documentos a través del sistema de archivo, actividad que trae consigo el registro de entrada de documentos al sistema de archivo y a los depósitos, requiriendo un importante apoyo informático en materia de recuperación de información y de localización de los documentos dentro de las estanterías y unidades de conservación, así como de la elaboración de los calendarios de transferencia e inventarios que apoyan diversas actividades, ya sea la reorganización documental, préstamo o eliminación.

Surgen también con gran impacto en el quehacer archivístico, nuevas tecnologías que influyen en la manera como se promocionan las actividades de los archivos, tales como los blogs, páginas web, grupos y listas de discusión, etc., que pueden apoyar y facilitar enormemente las funciones de los archivos.

Sea cual sea la forma en la que se automatice un archivo y las tecnologías utilizadas para ello, el curso de Automatización y Digitalización de Documentos de Archivos preparado por Proyectos Archicom, C.A., permitirá al asistente, estudiar las diversas tecnologías que actualmente se encuentran disponibles para automatizar un servicio archivístico, presentando diversas e innovadoras opciones para que puedan ser utilizadas en función de una adecuada planificación y uso de los recursos tecnológicos, presupuestarios y humanos, así como aprender a digitalizar documentos de manera eficaz, eficiente y efectiva.

 
Objetivo General
  • Proveer a los participantes de los conocimientos, lineamientos y técnicas necesarias para desarrollar proyectos de automatización y digitalización de documentos de archivo

Dirigido a:
  • Gerentes, coordinadores y personal de unidades y servicios de información
  • Profesionales y técnicos encargados o que laboran en unidades de informática en empresas públicas y privadas
  • Profesionales y técnicos responsables o interesados en la gestión de documentos en las organizaciones
  • Estudiantes de las carreras de información y documentación, bibliotecología y archivología e informática

Metodología
  • Se utilizará un modelo pedagógico sustentado en la capacidad de los asistentes de aprender a resolver problemas reales a partir de los conocimientos teóricos y vivencias expuestas por el instructor, en un ambiente didáctico que incite a la participación activa y la elaboración creativa de las prácticas
  • Las sesiones contemplarán exposiciones del instructor
  • Actividades de discusión en torno a situaciones que ocurran en la gestión empresarial y de archivos
  • Aplicación práctica de los conocimientos adquiridos a fin de verificar el logro de los objetivos
  • Realización de lecturas y resúmenes
  • Exposiciones grupales

Qué recibe el asistente al curso
  • Material encuadernado
  • Bolígrafo
  • Libreta
  • Certificado de participación el cual señala el número de horas del curso, así como su contenido
  • Acceso a sitio web contentivo de documentos que sirvan de apoyo al cumplimiento de los objetivos
  • Dos (02) refrigerios por cada día de curso

Contenido

1.- LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS O GESTIÓN DOCUMENTAL

1.1.- Concepto de gestión de documentos    

1.2.- Objetivos de la gestión de documentos               

1.3.- La normalización de la gestión de documentos

1.3.1.- Principales normas ISO de Gestión Documental     

2.- BASAMENTOS TEÓRICOS BÁSICOS         

2.1.- Sistemas 

2.1.1.- Definición   

2.1.2.- Algunos Tipos de Sistemas       

2.2.- Base de Datos        

2.2.1.- Componentes de una Base de Datos

2.3.- Digitalización         

2.3.1.- Optical Caracter Recognition (OCR)

2.3.2.- Metadatos 

3.- GESTIÓN DE UN PROYECTO DE AUTOMATIZACIÓN             

3.1.- Consideraciones Generales para la Planificación y Gestión de un Proyecto de Automatización      

3.2.- Lista de comprobación para analizar sistemas    

4.- PLANIFICACIÓN DE UN PROYECTO DE AUTOMATIZACIÓN PARA ARCHIVOS      

4.1.- Consideraciones Comerciales

4.2.- Análisis Técnico     

4.3.- Aspectos Humanos

4.4.- Interfaces con el entorno      

5.- DIGITALIZACIÓN       

5.1.- Metadatos para la gestión de documentos

5.1.1.- Utilidad y Beneficios de los metadatos para la gestión de documentos              

5.1.2.- Metadatos para la gestión de documentos que deberían utilizar las organizaciones          

5.1.3.- Gestión de metadatos              

5.2.- Proceso de digitalización

5.2.1.- Imágenes digitales    

5.2.2.- Digitalización de documentos  

5.2.3.- Documento Electrónico             

5.2.4.- La firma digital y la firma electrónica

5.2.5.- Diferencias entre documento digital y documento electrónico

5.2.6.- Flujo de Trabajo o Workflow   

5.2.7.- Beneficios de la digitalización  

5.2.8.- La Digitalización como herramienta para la gestión de la información y los documentos

5.2.9.- Condiciones mínimas para el buen desarrollo de un proyecto de digitalización

5.2.10.- Claves para decidir digitalizar sus archivos           

5.2.11.- Donde almacenamos y qué almacenamos            

5.2.12.- Diagrama del Proceso de digitalización

5.2.13.- Sistemas de Gestión Documental que incluyen la digitalización y almacenaje de documentos digitales        

5.2.14.- Proceso para implementar un sistema automatizado que digitalice documentos

5.2.15.- Métodos de digitalización masiva de documentos               

5.2.16.- Empresas que ofrecen los servicios de digitalización (outsourcing)

5.2.17.- Escáneres de alta velocidad   

5.2.18.- Base Legal normativa de la digitalización y del uso de mensaje de datos y firmas electrónicas en Venezuela              

5.2.19.- Características generales que deben tener los documentos digitalizados

5.2.20.- Software comercial para manejar documentos digitales  y electrónicos

5.2.21.- Taller práctico de digitalización              

 
   

      INVERSIÓN A LOS CURSOS DE CAPACITACIÓN SEGUNDOSEMESTRE 2013 (SIN IVA)

      Los cursos de automatización y digitalización tienen un recargo del 20% sobre el precio de los cursos en virtud de la utilización y alquiler de equipos informáticos y digitalización para su realización.

    DURACIÓN
    TIPO DE PARTICIPANTE
    Estudiantes
    Profesionales y Trabajadores
    Empresas Públicas y
     Privadas
    Catorce (14) horas
    1.944,00 Bs.
    2.106,00 Bs.
    2.430,00 Bs.

    (*) Estos precios no incluyen el IVA
    (**) En  el  caso  de  instituciones  públicas, el  IVA  aplicado será del 8% de acuerdo lo expresado en el Art. 63 del Decreto Nº 5.189 con Rango, Valor y  Fuerza de  Ley  de  Reforma  Parcial de la Ley que establece  el  IVA  de fecha 13‐02‐2007 (Gaceta Oficial Nº 38.625). Para pagos con carta compromiso favor revisar normas de Proyectos Archicom.

    INVERSIÓN A LOS CURSOS DE CAPACITACIÓN SEGUNDO SEMESTRE 2013 (CON IVA 12%)

    DURACIÓN
    TIPO DE PARTICIPANTE
    Estudiantes
    Profesionales y Trabajadores
    Empresas Públicas y Privadas
    Catorce (14) horas
    2.177,28 Bs.
    2.358,72 Bs.
    2.721,60 Bs.

    Inversión a los cursos de capacitación con cálculo de IVA al 8%

    DURACIÓNTIPO DE PARTICIPANTE
    Instituciones Públicas
    Catorce (14) horas
    2.624,40 Bs.

    Para optar a esta iniciativa de capacitación los interesados deberán comunicarse con el personal de Proyectos Archicom C.A. a través de los teléfonos: 0414-304.70.25 / 0412-224.38.11 y 0212-672.07.48, o por el siguiente correo electrónico: info@proyectosarchicom.com; a fin de corroborar la disponibilidad de cupos en los diferentes cursos, así como, complementar y enviar a la empresa la correspondienteplanilla de inscripción.

    El monto de la inversión ha de depositarse en la Cuenta Corriente Banco de Venezuela a nombre de Proyectos Archicom C.A., Nº 0102-0138-17-0000034526.

    Lugar de realización de los cursos: Los cursos serán realizados en los salones del Centro Comercial Los Chaguaramos, Piso 7, Centro de Extensión y Ampliación Profesional de la Facultad de Ciencias Económicas y Sociales de la UCV, Los Chaguaramos-Caracas, espacios alquilados por Proyectos Archicom, C.A., para dictar los cursos del Programa de Capacitación, en un horario de 8:30 am a 12:00 m. y de 1:00 pm a 4:30 pm.


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